Digitale Zeiterfassung für Vereine

Einfach für Trainer & Mitarbeiter

Individuell eingerichtet

Persönlicher Ansprechpartner

Mehr als 650 Betriebe vertrauen cleverKOM

Persönlicher Ansprechpartner

Server in Europa

DSGVO-konform

Arbeitszeiten im Verein.
Einfach und zuverlässig erfasst.

Ob Trainer, Minijobber oder fest angestellte Mitarbeiter: Erfassen Sie Arbeitszeiten einfach digital und schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für Abrechnung und Verwaltung.

WENN ARBEITSZEITEN NICHT NACH PLAN ENTSTEHEn

Training, Spiele, Vertretungen.
Arbeitszeit hält sich nicht an den Plan.

Arbeitszeiten entstehen im Verein oft anders als in einem klassischen Betrieb. Trainer sind abends oder am Wochenende im Einsatz, Spiele und Vertretungen kommen hinzu und angestellte Mitarbeiter haben ihre eigenen Arbeitszeiten. Werden diese Zeiten auf Zetteln festgehalten, wird aus der notwendigen Dokumentation schnell zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

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Unregelmäßige Einsätze

Training. Spiele.

Vertretungen.

Trainer stimmt sich mit seinem Team während des Trainings in der Sporthalle ab

Training am Abend, Heimspiel am Wochenende oder eine kurzfristige Vertretung: Die tatsächlich geleistete Zeit entspricht nicht immer einem festen Plan. Gerade bei Trainern und Übungsleitern muss deshalb nachvollziehbar sein, wann sie tatsächlich im Einsatz waren.

Ich möchte nicht erst rekonstruieren müssen, wer wann im Einsatz war.

Zettel & Abrechnung

Einsammeln. Prüfen.

Nachrechnen.

Vereinsverantwortliche prüfen Arbeitszeitunterlagen für die Abrechnung

Werden Zeiten auf Zetteln festgehalten, müssen sie eingesammelt, geprüft und für die Abrechnung aufbereitet werden. Fehlen Angaben, sind Einträge unklar oder kommen Zettel verspätet zurück, entstehen Rückfragen und zusätzlicher Aufwand für Vorstand oder Kassenwart.

Ich möchte den Zeiten nicht jeden Monat hinterherlaufen.

Verantwortung & Nachweis

Vereinsverantwortlicher im Vereinsgebäude während des laufenden Trainingsbetriebs

Auch Vereine müssen Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zuverlässig dokumentieren. Für die Verantwortlichen bedeutet das: Die erfassten Zeiten müssen nachvollziehbar sein – auch wenn die Arbeit abends, am Wochenende oder an einem anderen Ort stattfindet.

Ich brauche einen zentralen Überblick – egal, wo gearbeitet wird.

Dokumentieren. Nachvollziehen.

Sicher sein.

Entscheidend ist nicht, was geplant war – sondern welche Arbeitszeit tatsächlich geleistet wurde

Warum sind verlässliche Arbeitszeiten im Verein so wichtig?

Wenn Zeiten verlässlich erfasst sind, wird die Vereinsarbeit einfacher.

Arbeitszeiten entstehen im Verein an ganz unterschiedlichen Stellen – beim Training, bei Spielen, in der Geschäftsstelle oder bei anderen Einsätzen. Sind diese Zeiten vollständig und aktuell erfasst, haben Vorstand und Kassenwart eine verlässliche Grundlage für Abrechnung, Stundenkonten und Nachweise. Informationen müssen nicht erst im Nachhinein zusammengesucht oder bei Trainern und Mitarbeitern erfragt werden.

Ich möchte wissen, dass die Zeiten stimmen – ohne jedem einzelnen hinterherlaufen zu müssen.“

Arbeitszeiten
Trainervergütung
Erfasste Zeiten schaffen eine verlässliche Grundlage für die Abrechnung von Trainern und Übungsleitern.
Lohn & Gehalt
Arbeitszeiten angestellter Mitarbeiter stehen vollständig für die Lohnabrechnung zur Verfügung.
Stundenkonten
Geleistete Zeiten und Mehrarbeit bleiben für Mitarbeiter jederzeit nachvollziehbar.
Lohnschnittstellen
Erfasste Zeiten lassen sich direkt an Lohnsoftware oder Steuerberater übergeben – ohne erneute manuelle Erfassung.
Nachweise
Vollständige Arbeitszeitdaten schaffen eine nachvollziehbare Dokumentation – auch bei Einsätzen außerhalb üblicher Zeiten.
Vereinsführung
Aktuelle Zeiten schaffen Überblick und reduzieren Rückfragen und manuellen Verwaltungsaufwand.

So werden Arbeitszeiten im Verein einfach und zuverlässig erfasst.

Einmal erfasst. Sofort dort, wo die Zeiten gebraucht werden.

Ob beim Training, in der Geschäftsstelle oder bei einem anderen Einsatz: Arbeitszeiten werden dort erfasst, wo sie entstehen. Anschließend stehen sie ohne doppelte Eingaben für Abrechnung, Stundenkonten und Nachweise zur Verfügung – aktuell, vollständig und zentral an einem Ort.

CleverKOM Software auf mehreren Geräten

Einfach erfassen

Trainer und Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten per App oder Terminal direkt im Vereinsalltag.

Sofort verfügbar

Erfasste Zeiten stehen ohne Nacharbeit für Abrechnung, Auswertungen und Verwaltung bereit.

Flexible Einsätze

Training, Spiele, Vertretungen und andere Einsätze werden zuverlässig dokumentiert.

Klare Grundlage

Vollständige Zeiten schaffen eine verlässliche Basis für Vergütung, Abrechnung und Nachweise.

Zentraler Überblick

Vorstand und Kassenwart behalten Arbeitszeiten und Stundenkonten zentral im Blick.

Einführung

In wenigen Schritten produktiv mit Ihrer Zeiterfassung starten.

Jeder Verein hat eigene Abläufe. Deshalb begleiten wir Sie von der ersten Analyse bis zum produktiven Einsatz – passend zu Ihren Mitarbeitern, Trainern und den Anforderungen Ihres Vereins.

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Analyse & Beratung

Mitarbeiter, Trainer und Abläufe gemeinsam betrachten.

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Konzept & Planung

Die passende Erfassung für Mitarbeiter, Trainer und Einsätze festlegen.

2

Einrichtung & Integration

Arbeitszeiten, Regeln und Schnittstellen passend einrichten.

3

Schulung & Onboarding

Mitarbeiter und Verantwortliche praxisnah in die Zeiterfassung einführen.

4

Begleitung & Support

Persönlicher Ansprechpartner – auch nach dem Start.

Beratung zur Einführung der digitalen Zeiterfassung in einem Verein
Gemeinsame Planung der digitalen Zeiterfassung für Mitarbeiter und Trainer eines Vereins
Einrichtung der digitalen Zeiterfassung für die Abläufe eines Vereins
Trainer und Mitarbeiter werden in die digitale Zeiterfassung eingewiesen
Persönlicher Support nach der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Verein
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Analyse & Beratung

Mitarbeiter, Trainer und Abläufe gemeinsam betrachten.

Beratung zur Einführung der digitalen Zeiterfassung in einem Verein
1

Konzept & Planung

Die passende Erfassung für Mitarbeiter, Trainer und Einsätze festlegen.

Gemeinsame Planung der digitalen Zeiterfassung für Mitarbeiter und Trainer eines Vereins
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Einrichtung & Integration

Arbeitszeiten, Regeln und Schnittstellen passend einrichten.

Einrichtung der digitalen Zeiterfassung für die Abläufe eines Vereins
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Schulung & Onboarding

Mitarbeiter und Verantwortliche praxisnah in die Zeiterfassung einführen.

Trainer und Mitarbeiter werden in die digitale Zeiterfassung eingewiesen
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Begleitung & Support

Persönlicher Ansprechpartner – auch nach dem Start.

Persönlicher Support nach der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Verein

Persönlich eingeführt. Im Alltag bewährt.

Mehr als 7.000 Mitarbeiter nutzen die Zeiterfassung täglich.

Damit die Einführung nicht zum Projekt wird.

Wir übernehmen Einrichtung, Abstimmung und Schulung bis zum produktiven Einsatz. So wird aus Ihrer Entscheidung schnell eine Lösung, die zu Ihren Abläufen passt und im Vereinsalltag zuverlässig funktioniert.

Start innerhalb weniger Tage

Einrichtung passend zu Ihren Abläufen

Trainer und Mitarbeiter von Anfang an eingebunden

Schnell produktiv

Strukturierte Einführung ohne lange Projektphasen.

Team mitnehmen

Praxisnahe Schulung für Trainer und Mitarbeiter.

Abrechnung anbinden

Zeiten einfach an Lohnsoftware oder Steuerberater übergeben.

Persönlicher Support

Ein fester Ansprechpartner kennt Ihren Verein.

Die Bedeutung von Arbeitszeiten

Einmal erfasst.
Im ganzen Verein nutzbar.

Aus verlässlichen Arbeitszeiten entstehen Daten, mit denen Sie abrechnen, planen und den Einsatz von Mitarbeitern und Trainern besser organisieren können.

Arbeitszeiten
Lohnabrechnung
Vollständige Arbeitszeiten schaffen eine verlässliche Grundlage für die Abrechnung.
Einsatzplanung
Verfügbarkeiten und Arbeitszeiten bei der Planung von Trainern und Mitarbeitern berücksichtigen.
Auswertungen
Aktuelle Arbeitszeitdaten schaffen Transparenz über Stunden und Einsätze.
Urlaub und Abwesenheiten
Urlaub und Abwesenheiten frühzeitig erkennen und bei der Planung berücksichtigen.
Trainereinsatz
Arbeitszeiten und verfügbare Kapazitäten bei Training und weiteren Einsätzen im Blick behalten.
Kostenkontrolle
Personalkosten und geleistete Arbeitszeiten zuverlässig im Blick behalten.

Einmal zuverlässig erfasst, schaffen Arbeitszeiten eine gemeinsame Grundlage für viele Bereiche Ihres Vereins.

So vermeiden Sie doppelte Arbeit, reduzieren Rückfragen und behalten auch bei unterschiedlichen Einsatzorten den Überblick.

Die Lösung

Eine Datenbasis.
Überall derselbe Stand.

Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Mitarbeiterdaten werden an einem zentralen Ort zusammengeführt – in Echtzeit und für alle relevanten Bereiche Ihres Unternehmens verfügbar.

Zentrale Datenbasis für Arbeitszeiten, Planung, Lohnabrechnung und Auswertungen

Einmal erfassen.
Den Rest übernimmt das System.

Arbeitszeiten werden einmal erfasst und anschließend automatisch dort bereitgestellt, wo sie gebraucht werden – von der Abrechnung über die Planung bis zur Auswertung.

AUTOMATISCH VERKNÜPFT

Die Daten fließen dorthin, wo sie gebraucht werden.

Erfasste Arbeitszeiten werden automatisch mit Mitarbeitern, Abwesenheiten, Planung, Abrechnung und Auswertungen verknüpft.

Keine doppelte Dateneingabe

Weniger manuelle Übertragung

Automatische Weiterverarbeitung

Weniger Abstimmungsaufwand

Arbeitszeiten werden erfasst, automatisch verarbeitet und für die weitere Nutzung bereitgestellt.

Verlässlich

Eine gemeinsame Grundlage für verlässliche Abläufe.

Automatisch

Erfasste Daten werden ohne zusätzliche Arbeit weitergegeben.

Verbindend

Alle relevanten Bereiche greifen ineinander.

Entlastend

Weniger Aufwand, mehr Zeit für das Wesentliche.

Mehr Klarheit. Weniger Aufwand. Bessere Entscheidungen.

Weniger manuelle Arbeit, weniger Rückfragen und eine verlässliche Grundlage für Planung und Abrechnung – in der Verwaltung genauso wie im Trainings- und Vereinsalltag.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Transparenz

Arbeitszeiten und Stundenstände jederzeit zentral im Blick.

Zeitersparnis

Weniger Nachfragen, Nachrechnen und manuelle Übertragung in der Verwaltung.

Besser planen

Aktuelle Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten erleichtern die Planung von Trainern und Mitarbeitern.

Einfacher Alltag

Arbeitszeiten werden dort erfasst, wo sie entstehen – auch in unterschiedlichen Sportstätten.

Rechtssicherheit

Dokumentieren Sie Arbeitszeiten gesetzeskonform und reduzieren Sie rechtliche Risiken.

AUS DEM VEREINSALLTAG

So funktioniert Zeiterfassung dort,
wo Vereinsarbeit stattfindet.

Geschäftsstelle, Sporthalle oder wechselnde Einsatzorte: Mitarbeiter und Trainer arbeiten nicht immer am selben Ort oder zu festen Zeiten. Mit cleverKOM werden ihre Arbeitszeiten trotzdem einfach erfasst und zentral zusammengeführt.

Trainer erfasst seine Arbeitszeit per Smartphone in einer Sporthalle

Arbeitszeit dort erfassen, wo sie entsteht.

Trainer und Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit einfach per Smartphone – auch in wechselnden Hallen und Sportstätten.

Vereinsmitarbeiterin im Vereinsgebäude mit Blick auf den laufenden Trainingsbetrieb

Alle Arbeitszeiten zentral im Blick.

Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Stundenstände laufen zentral zusammen. So behält die Verwaltung den Überblick – auch bei unterschiedlichen Einsatzorten und Arbeitszeiten.

Vereinsmitarbeiterin bei der Verwaltung von Arbeitszeiten am Büroarbeitsplatz

Von der Arbeitszeit direkt zur Abrechnung.

Teilzeit, Minijobs und unterschiedliche Arbeitszeiten lassen sich zuverlässig abbilden. Die erfassten Daten stehen anschließend für Stundenkonten und Lohnabrechnung bereit.

Machen Sie Zeiterfassung auch in Ihrem Vereinsalltag einfacher.

Erleben Sie, wie cleverKOM Ihre Abläufe im Alltag entlastet – persönlich begleitet und passend zu Ihrem Verein.

Häufige Fragen. Klare Antworten.

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur digitalen Zeiterfassung in Vereinen – von unterschiedlichen Einsatzorten und Arbeitszeiten bis zur Vorbereitung der Lohnabrechnung.

Häufig gestellte Fragen

  • Wie können Mitarbeiter und Trainer ihre Arbeitszeiten erfassen?

    Arbeitszeiten können je nach Einsatzort per Smartphone oder Terminal erfasst werden. So können Mitarbeiter in der Geschäftsstelle ebenso eingebunden werden wie Trainer oder andere Beschäftigte in Sporthallen und an wechselnden Einsatzorten.

  • Funktioniert die Zeiterfassung auch bei unterschiedlichen Arbeitszeiten?

    Ja. Feste Arbeitszeiten lassen sich ebenso abbilden wie Teilzeit, Minijobs und wechselnde Einsatzzeiten. Arbeitszeitmodelle können passend zu den jeweiligen Beschäftigten hinterlegt werden.

  • Können auch Minijobber und Teilzeitkräfte erfasst werden?

    Ja. Auch Teilzeitkräfte und Minijobber können ihre Arbeitszeiten einfach erfassen. Stundenstände bleiben dadurch zentral nachvollziehbar und müssen nicht separat über Listen oder Stundenzettel geführt werden.

  • Können Trainer ihre Zeiten direkt in der Sporthalle erfassen?

    Ja. Mit der mobilen Zeiterfassung können Arbeitszeiten direkt am jeweiligen Einsatzort erfasst werden – zum Beispiel in der Sporthalle, auf der Sportanlage oder an einem anderen Veranstaltungsort.

  • Können Überstunden und Stundenkonten automatisch geführt werden?

    Ja. Erfasste Arbeitszeiten können automatisch mit den hinterlegten Arbeitszeitmodellen abgeglichen werden. Dadurch bleiben Stundenkonten und Mehrarbeit aktuell und für die Verwaltung nachvollziehbar.

  • Können Urlaub und andere Abwesenheiten ebenfalls verwaltet werden?

    Ja. Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten können zentral berücksichtigt werden. So stehen Arbeitszeiten und Abwesenheiten gemeinsam zur Verfügung und die Verwaltung behält den Überblick.

  • Kann die Zeiterfassung an DATEV oder unsere Lohnsoftware angebunden werden?

    Erfasste Arbeitszeiten können für die Lohnabrechnung aufbereitet und über vorhandene Schnittstellen oder Exporte weitergegeben werden. Welche Anbindung für Ihren Verein geeignet ist, klären wir gemeinsam bei der Einrichtung.

  • Müssen Mitarbeiter ein Vereinshandy besitzen?

    Nein. Für die mobile Erfassung kann die Anwendung auch auf geeigneten privaten Smartphones genutzt werden. Alternativ stehen weitere Erfassungsmöglichkeiten wie stationäre Terminals zur Verfügung.

  • Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Zeiterfassung vergisst?

    Fehlende oder fehlerhafte Buchungen können nachvollzogen und entsprechend der vergebenen Berechtigungen korrigiert werden. So bleiben die Arbeitszeitdaten vollständig, ohne dass dafür wieder separate Stundenzettel notwendig sind.

  • Wie aufwendig ist die Einführung der Zeiterfassung im Verein?

    Wir richten cleverKOM passend zu Ihren Abläufen und Arbeitszeitmodellen ein und begleiten Sie bei der Einführung. Mitarbeiter und Verantwortliche werden eingewiesen, sodass die Zeiterfassung anschließend im Vereinsalltag einfach genutzt werden kann.

Noch Fragen?

Wir helfen gerne.

Unser Team ist persönlich für Sie da und beantwortet Ihre Fragen rund um cleverKOM.

Telefon

+ 49 4106 625 680

E-Mail

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Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.

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